Die Reisestelle von HEAD acoustics: Der Tag lässt sich kaum planen …
Hallo Diana, was ist deine Aufgabe bei HEAD acoustics?
Ich bin zuständig für die Organisation sämtlicher Dienstreisen, die von Herzogenrath aus in die ganze Welt unternommen werden. Egal, wohin es gehen soll und ob zu Lande, zu Wasser oder in der Luft - ich sorge dafür, dass alles reibungslos funktioniert. Dabei habe ich im Laufe der Jahre vor allem eines gelernt: Der Tag lässt sich kaum planen, denn es kommt häufig was dazwischen. Flexibel zu denken und zu handeln, immer wieder neu zu priorisieren, das ist bei dieser Aufgabe einfach das A und O.
Seit wann bist du bei uns?
Ich bin seit Juli 1993 bei HEAD acoustics, also über 30 Jahre. Angefangen habe ich damals im Sekretariat der Technischen Geschäftsführung bei Herrn Prof. Genuit, bis ich nach meiner Elternzeit, das war im September 2006, in Teilzeit wieder eingestiegen bin. Seither konzentriere ich mich auf die Dienstreisen. In meiner langen Zeit bei HEAD acoustics sind für mich auch viele private Meilensteine passiert: Ich habe z.B. hier meinen späteren Ehemann kennengelernt und zähle viele Kolleginnen und Kollegen zu meinem engeren Freundeskreis.
Wie hat sich deine Arbeitswelt hier bei HEAD acoustics im Laufe der Zeit verändert?
Wir sind mit den Jahren stark gewachsen, nicht nur was die Anzahl der Kolleginnen und Kollegen angeht. Unser Gebäudebestand hat sich sehr vergrößert und verändert. Das führt zwangsläufig dazu, dass man sich nicht mehr so häufig über den Weg läuft, sich untereinander nicht mehr so gut oder gar nicht mehr kennt. Das war am Anfang anders, da kannte noch jeder jeden. Natürlich nutzt man heute auch die digitalen Wege, wo man früher zum Telefonhörer griff oder persönlich vorbeischaute. Heute ist es ja auch nicht mehr üblich, dass man Hotelzimmer mit Hilfe von Hotelverzeichnisbüchern per Telefon reserviert. Auch Flüge wurden damals telefonisch übers Reisebüro gebucht und die Tickets kamen noch per Post.
Die Corona-Pandemie ist uns mit all ihren Beschränkungen noch sehr präsent. Wie waren die Auswirkungen?
Corona hat die Dienstreisetätigkeiten von jetzt auf gleich komplett zum Erliegen gebracht. Sämtliche bereits gebuchte Reisen mussten storniert werden. Meetings wurden nun ersatzweise online abgehalten, sofern das möglich war. Nach der ganz heißen Phase mit Lockdowns und Kontaktverboten fanden dann vereinzelt Deutschlandtouren unter strengsten Hygienebedingungen statt. Später kamen dann die Europareisen wieder dazu. Der Aufwand für Fernziele, die dann wieder bereist werden konnten, war durch die unterschiedlichen Einreisebestimmungen enorm hoch. Mittlerweile befinden wir uns bei den Reisetätigkeiten fast wieder auf Vor-Corona-Niveau. Sicherlich wird heute die eine oder andere Reise durch Online-Meetings ersetzt. Ich denke aber, dass für die Reisenden der direkte Kontakt zum Geschäftspartner vor Ort sehr wichtig ist, um unter anderem persönliche Beziehungen aufzubauen und zu pflegen.
Welchen Aufwand bedeuten für Dich die Vorbereitung und die Betreuung der Reisen?
Das hängt ganz vom Reiseziel und von den Bedürfnissen der Reisenden ab. Manchmal kann direkt gebucht werden und manchmal können selbst scheinbar „kleine Reisen“ sich als aufwändig entpuppen. Es kommt auch vor, dass spontan Vor-Ort-Betreuung für die Dienstreisenden nötig ist, zum Beispiel weil sie Probleme mit Flugausfällen haben oder Umbuchungen für Hotels, Mietwagen etc. nötig sind. Je nach Problemlage kann die Lösung schon mal unvorhergesehen ein paar Stunden Arbeitszeit kosten. Hin und wieder passieren auch Kuriositäten, die für Abwechslung sorgen. Zum Beispiel hatten wir schon einen vergessenen Reisepass, der – von der Ehefrau extra zu uns nach Herzogenrath gebracht – schließlich allein als Fahrgast im Taxi zum Flughafen chauffiert wurde. Einmal gab es sogar eine Passübergabe auf der Autobahnraststätte, wo ich dem Kollegen entgegengefahren bin, da er unterwegs zum Flughafen merkte, dass er seinen Reisepass vergessen hatte. Mit seinem wiedererlangten Pass fuhr er dann schnurstracks weiter Richtung Airport und hat glücklicherweise seinen Flug nach Japan noch bekommen!
Schön sind auch immer wieder die Geschichten von unterwegs. So musste etwa ein Kollege vor ein paar Jahren wegen messebedingter Überbuchung in der Hotelsauna nächtigen. Andere schickten interessante Bilder von ihren Unterkünften, z.B. ein Foto, wo die Duschzelle buchstäblich mitten im Hotelzimmer installiert war.
Übrigens passiert es auch schon mal, dass ich während des Supermarkteinkaufs oder einer Familienfeier Anrufe von gestrandeten Kollegen bekomme…
Langweilig wird es in meinem Job jedenfalls nie!
Vielen Dank, Diana, und weiterhin viel Spaß in der Reisestelle!
