HEAD acoustics トラベルオフィス： 一日の仕事は計画通りにはすすみません。
ダイアナさん、HEAD acousticsでのあなたの仕事は何ですか?
ドイツのヘルツォーゲンラートから世界中のどこへでもすべての出張の手配をしています。社員が陸路、海路、空路を問わず円滑なアレンジをします。何年にも亘り私は特にあることを学びました。予定はよく変わるので、その日の計画を立てることは殆ど不可能です。柔軟に考え、行動し、常に優先順位を見直すことが、この仕事のすべてであり、最終目的です。
入社して何年になりますか?
私は1993年7月にHEAD acousticsに入社しましたので、もう30年以上になります。私の最初の職場はGenuit教授の技術管理室でした。その後、2006年9月に育児休暇を終えてパートタイムで復帰して以来、私は出張手配の業務を行っています。HEAD acousticsで働いている間、私は多くの個人的なマイルストーンも達成しました。例えば、私はここで将来の夫と出会い、社内で多くの親しい友人をつくりました。
HEAD acoustics での職場環境は変わりましたか?
私たちは、長年にわたって会社は大きく成長しました。社員数だけではありません。建物も増築され、大きく変化しました。会社が大きくなると、全員が常に顔を合わす機会は少なくなり、会ったこともない人や知らない人もいるほどです。皆がお互いを知っていた最初の頃とは違います。以前は電話で話したり、直接会いに行きましたが、今では皆デジタルツールも利用します。今日では、電話でホテルを予約するのはもはや一般的ではありません。以前は旅行会社を通して電話でフライトの予約もしていました。チケットは郵送で送ってもらいました。
コロナの流行に端を発した数々の制限はいまだになくなっていません。どのような影響がありましたか?
コロナ禍により、出張活動完全に停止しました。予約済のすべての出張をキャンセルしなければなりませんでした。会議は可能な限りオンライン行われるようになりました。ロックダウンや人同士の接触禁止等、厳格な制限時期を経た後、ドイツ国内での移動は、非常に厳しい衛生条件の下で行われました。その後、ヨーロッパ域内の出張が再開されました。長距離の移動を再開するまでに要した努力は、入国規制が異なる為莫大なものでした。今では、出張はコロナ前の水準にほぼ戻っていますが、今ではオンライン会議が1回或いは2回分の出張に取って代わりつつあります。しかし、現地のビジネスパートナーと直接接触することは人間関係の構築、維持には不可欠です。
旅行の準備や管理にはどのような努力をしていますか?
出張者には、フライトのキャンセルやホテル、レンタカーなどの再予約など、咄嗟のオンサイトサポートが必要になることもあります。問題によっては、解決に数時間要する場合があります。
時々、奇妙なことが起こります。例えば、誰かがパスポートを忘れ、奥さんがヘルツォーゲンラートの本社に届けに来たことがあり、タクシーに空港まで届けさせたことがあります。またあるときは、空港に向かう途中でパスポートを忘れたことに気付いた同僚の為に、私は車を走らせ、高速道路のサービスステーションまでパスポートを届けたこともあります。そして彼はその足で空港に直行し、幸いにも日本行きのフライトに間に合いました。
旅先からの土産話も愉快です。例えば、数年前、展示会に出張した同僚がオーバーブッキングのために、ホテルのサウナで一晩を過ごさなければならないことがありました。ホテルの部屋の真ん中にシャワーブースが設置されている写真など、宿泊先からの興味深い写真を送ってくれた人もいました。スーパーマーケットでの買い物や家族のパーティーで立ち往生している同僚から電話がかかってくることもあります。私の仕事は飽きることはありません。
ダイアナ、どうもありがとう。トラベルオフィスでの仕事を楽しんでください!
